De Onboarding van je LMS

Welkom, dit is je werkplek en dit zijn je collega’s. Succes! Om nieuwe medewerkers goed in te werken, stel je toch een iets ander Onboarding programma samen dan dat. Maar hoe zit dat eigenlijk bij de ‘onboarding’ van je Learning Management Systeem? Volsta je met een mailtje: “Ons nieuwe LMS staat klaar, hier zijn je inloggegevens. Succes ermee.” Vast niet. Maar wat dan wel? We geven je 5 tips.

Na weken nadenken is het feestelijke moment daar

Weken, zo niet maanden denk je na over leerprocessen, leerdoelen, content, workflows, blended learning trajecten, systeemintegraties, veiligheid en wat er allemaal nog meer nodig is om van je Learning Management Systeem een succes te maken. En dan is het feestelijke moment daar. De inrichting is klaar, alles werkt en er zijn al best een aantal mooie cursussen ontwikkeld. De gebruikers kunnen erin. Oh ja. De gebruikers. Die moeten nog geïnformeerd worden.

“We sturen ze een e-mail met de inloggegevens, organiseren een klassikale knoppentraining en zorgen dat managers in hun 1:1 gesprekken aandacht aan het LMS besteden. Ben ik nog wat vergeten? Oh ja. Het is ook wel handig als ze Chantal of Jos kunnen bellen als ze vragen hebben.”

Was het maar zo eenvoudig…

Overtuigingstechnieken

Weten hoe iets moet, wil nog niet zeggen dat je het doet. We gaan, meestal onbewust, op zoek naar de ‘What’s in it for me’: Wat word ik er beter van? Dan werkt het goed als een specialist, een vriend of een groep een aanbeveling doet. “Ik adviseer je deze tandpasta.”, zegt ‘de witte jas’ in de reclame. “Die voorstelling moet je echt gezien hebben.”, zegt de buurman die dezelfde smaak heeft als jij. “Meer dan 12.345 bezoekers scoorden dit verblijf met gemiddeld een 9.2.”, zegt de website. Zie deze overtuigingstechnieken* maar eens te negeren. Hoe overtuig jij je collega’s?

Een verplicht nummertje voor de baas?

Bij intrinsiek gemotiveerde collega’s gaat het bijna als vanzelf. Een LMS dat intuïtief te gebruiken is en interessante content biedt zullen ze al gauw zien als aantrekkelijke toevoeging op hun professionele ontwikkeling. Maar iedereen kent ze. De collega’s die een zetje nodig hebben. Meestal is dat de grootste groep. En een zetje moet een flinke duw zijn als het LMS alleen lijkt te voorzien in ‘de verplichte nummertjes’. ‘What’s in it for the boss?’ is nu eenmaal minder sterk dan ‘What’s in it for me?’.

5 tips voor de lancering van je LMS

Denk op tijd na over de introductie van het LMS bij je collega’s. Beter nog. Betrek enkele eindgebruikers bij de inrichting van het LMS en laat ze meedenken over de lancering en uitrol. Nog voor de livegang heb jij je eerste winst al te pakken. En met de volgende vijf tips plaats je jezelf in pole position.

Denk ‘multichannel’…

Vaak zien we dat er 1x een mail wordt uitgestuurd op de dag van lancering. Maar ga eens na via welke kanalen je je collega’s kunt bereiken. Plaats een, wekelijks wisselende, banner op het intranet. Verstuur gedurende enkele weken meerdere e-mails met wisselende boodschappen. Voeg een ‘call to action’ aan je interne e-mailhandtekening toe. Maak linkjes naar het lanceringsbericht, faq’s, een instructievideo of een video van een enthousiaste gebruiker, de chatpagina, enzovoort.

…en denk ‘offline’

Een postercampagne ‘over de datum’? Nee hoor. Het kan bijzonder effectief zijn. Hang ze prominent op de werkplek, of andere verrassende plekken zoals bij het koffiezetapparaat, in vergaderruimtes of ‘de kleinste ruimte’. Wissel ze af. Zakt een e-mail al snel naar beneden in de tijdlijn, een poster is altijd zichtbaar. Maak het extra leuk door via Augmented Reality een inspirerende video of animatie te tonen.

Gamify, maar pas op

Past het bij de cultuur van je organisatie, voeg dan prikkels toe die door gamification worden opgeroepen. Een beloning wanneer je je account voor een bepaalde datum activeert. Bij voltooiing van een online training, een scorebord op basis van voltooide activiteiten of behaalde doelen. Maar ga hier verstandig mee om. Je wilt niet dat het averechts werkt.

Koester je ambassadeurs

Je hebt snel door wie de eerste en enthousiaste gebruikers zijn. Misschien heb je ze al gemaakt door enkele eindgebruikers bij het project te betrekken. Vraag hen ambassadeur voor leren en ontwikkeling te worden. Deel hun verhalen via de genoemde kanalen en methodes. Ontwikkel nieuwe learning content met ze en laat hen hun kennis delen. Blijf alert op nieuwe ambassadeurs. Zo verspreiden ze zich als een olievlek over de organisatie.

Plan ver vooruit

Duurt het onboarden van nieuwe medewerkers negen maanden tot een jaar. Trek ook voor het ‘onboarden’ van je LMS meer tijd uit dan ‘de dag van lancering’. Maak voor de dagen, weken en maanden daarna ook alvast een actieplannetje. Hoe verder weg is dat misschien wat minder concreet, maar door je ‘Leercampagne‘ te plannen, weet je zeker dat je LMS niet aan je aandacht ontsnapt. Communiceer over nieuwe mogelijkheden, nieuwe content en deel succes stories. Denk daarbij steeds na over de ‘What’s in it for me?’, vraag van je collega’s. Het gaat tenslotte om hun persoonlijke ontwikkeling.

*Welke overtuigingstechnieken van Cialdini zet jij in?

Vrijblijvend advies? Doen!

Heb je een vraag? Stel ‘m gerust. We staan graag voor je klaar. Zonder verplichtingen. Afgesproken!

Ster Hutten | UP learning