Nu je elkaar even niet bij de koffiemachine ziet

Hoeveel onverwachte gesprekken had jij toen je je collega’s nog bij het koffiezetapparaat kon ontmoeten? Met ‘een bakkie’ in de hand vragen hoe het concert was, de beslissing van de VAR bediscussiëren of jouw mening over een of andere mol geven. Voor velen is het er even niet. Net zoals de dagelijkse leermomentjes bij datzelfde apparaat. Want ja, je ving er stiekem meer op dan de relatiestatus van ene André en Bridget.

Waar staat jouw koffiemachine?

‘Het koffiezetapparaat…’ Bij L&D’ers beroemd geworden als voorbeeld van dé plek waar informeel geleerd wordt. Heb je er ooit bij stilgestaan dat hiervoor een bewuste en formele keuze gemaakt is? Het is te hopen. Staat de koffiemachine in een open, toegankelijke plek waar ruimte is om even te blijven ‘hangen’? Grote kans dat er ook geleerd wordt. Staat dit kennisdelingsapparaat in een afgesloten keukenblok waar je je kont niet kunt keren? Jammer. Een door de architect gemiste kans.

Een gepland reisje door de huiskamer

Collega’s ontmoeten elkaar nu vanachter hun schermpje. En bijna alleen nog in geplande ‘virtual meetings’ waar je je collega’s functioneel moet spreken. Spontane ontmoetingen met een willekeurig groepje collega’s dat toevallig op hetzelfde moment trek in een kopje koffie of thee had, zijn er niet. Weg kostbare leermomenten. Natuurlijk, je kunt een koffiemoment plannen. Bij UP doen we dat nu ook. Dagelijks om 10.30u. Voor wie kan en zin heeft. Om even met elkaar te babbelen hoe het gaat, te toasten op een verjaardag of meegenomen te worden op een reis door de huiskamer. En om kennis te delen natuurlijk. Maar het blijft beperkt tot dat ene moment. Spontane ontmoetingen worden schaars. En dat kan anders.

Onverwachte online ontmoetingen regisseren

Net als een goede architect nadenkt over de rol van de koffiemachine en de plek die hiervoor ingericht wordt, kun jij als Learning Professional je eigen online koffiehoek inrichten. Speciaal gemaakt voor het stimuleren van social learning. Zorg voor voldoende gespreksstof, mokken, koffiebonen, melk, suiker, lepeltjes en theezakjes. Plus een afvalemmer. Succes gegarandeerd. Toch?

De ingrediënten om een ‘informele online ontmoetingsplaats’ te maken heb je waarschijnlijk al in huis. Een plek waar medewerkers vanuit een gewoonte naartoe gaan. En het mooie is dat conversaties daar a-synchroon verlopen. Je hoeft niet op dát moment op díe plek te zijn. Zo creëer je naast je fysieke koffiezetapparaat ook een waardevolle virtuele leermachine. Voor nu en later.

10 tips om informeel leren te stimuleren

1 Wat hebben medewerkers nodig? Wat is hun gedrag?

Ga het gesprek aan met medewerkers en vraag naar wat zij nodig hebben om online conversaties aan te gaan. En kijk vooral naar hun huidige gedrag en waarover ze converseren. Maken ze gebruik van de fora in je Learning Management Systeem? WhatsApp-en ze met elkaar? Delen ze video’s? Discussiëren ze verder, nadat ze een formele training hebben gevolgd? Mailen ze veel?

Doe alsof je langs de koffiecorner loopt en je oor te luister legt.

2 Inventariseer, match en kies

Maak vervolgens een lijstje met online tools die binnen je organisatie gebruikt worden. Doe dit zowel voor de formele als informele tools. Je Learning Management System, Yammer, Teams en e-Mail zijn voorbeelden van ‘formele’ door de organisatie gefaciliteerde tools. Maar misschien zijn er teams met een eigen WhatsApp groep. Zet de tools op een rij en stel jezelf vervolgens de vraag hoe de organisatie hiermee om wil gaan. En betrek de medewerkers hierbij. Iedereen heeft een eigen voorkeur, maar zal het erover eens zijn dat het onzinnig is om allemaal een eigen koffieapparaat mee te nemen. Match vervolgens de behoefte met de aanwezige tools. Mis je iets? Kun je tools schrappen? Is er overlap? Vervolgens maak je keuzes. Dáár komt de koffiehoek en zo richten we ‘m in.

3 De sociale norm

“Zie je dat iedereen zelf koffie haalt? Dat doen we hier omdat we dan in beweging blijven en we onverwachte ontmoetingen met je collega’s willen stimuleren.” Zo’n soort sociale norm is in elke organisatie aanwezig. Online is dat net zo. Het is psychologisch best slim om een ‘akkoord op de afspraken’ te vragen. Wat is het doel van het forum? Welk gedrag wordt verwacht? Wat doen we wel (en niet). En zo’n commitment kan best op een veel leukere en betere manier dan het zetten van een vinkje bij een lijstje met bullet points: accepteer deze voorwaarden. Leidinggevenden en de ‘trailblazers’ die het goede voorbeeld geven, doen de rest.

4 Neem drempels weg

Je hebt je ‘social learning corner’ ingericht. Kijk dan ook tegen welke drempels je collega’s aanlopen. Is een tool wel overal en altijd beschikbaar? Heb je een aparte inlog nodig? Zijn de verbindingen goed. Doet de leidinggevende mee en geeft die het goede voorbeeld? Is het een veilige omgeving voor iedereen waarin gezegd kan worden wat je wilt? Wordt eventuele rommel opgeruimd en blijft het overzichtelijk? Neem zowel ‘fysieke’ als ‘mentale’ drempels weg.

5 Creëren, toevoegen, consumeren

Er bestaat iets als de ‘1% vuistregel’ op social media. Ongeveer 1% voegt daadwerkelijk wat toe op social media waar samengewerkt wordt (bijvoorbeeld een Wiki). 9% wijzigt of actualiseert en 90% consumeert. Houd dit in je achterhoofd als je medewerkers uit gaat nodigen om deel te nemen. Wie zijn de enthousiastelingen die graag creëren? Wie dragen bij en wie beperken zich tot consumeren? Het is belangrijk dat je samen bepaalt wanneer het een succes is. Hoe weet je of je actie moet ondernemen? Moet ik andere bonen? Is de melk nog goed? Zijn er andere gewoontes die ontmoetingen in de koffiecorner in de weg staan? Is dat erg? Met andere woorden: werp een discussie op, stel vragen, vraag een mening of lanceer een idee.

6 Informeel vervolg aan je formele training

Bied medewerkers de mogelijkheid om na een training of overleg online verder te discussiëren of voorbeelden te geven over bijvoorbeeld de praktische toepassing. Je Learning Management Systeem faciliteert het ongetwijfeld en anders zet je één van de andere tools in. En andersom, neem eens een online discussie mee naar een ‘offline’ omgeving. Je hóeft niet met je kopje bij de koffiemachine te blijven staan.

7 Geef bloedgroepen een eigen ruimte

Is persoonlijke samenwerking lastig, bijvoorbeeld als medewerkers nationaal of internationaal verspreid zijn? Maak een eigen online ‘koffiecorner’ voor bepaalde functies, vak- of interessegebieden. Het is aantrekkelijk als je meteen weet dat iedereen juist dat onderwerp interessant vindt.

8 Tinder voor professionals

Bij het koffiezetapparaat hoor je meer, en soms heel onverwacht, over interesses en vaardigheden van je collega’s. Misschien kun je wat voor elkaar betekenen! Door competenties online vast te leggen, wordt het heel eenvoudig die collega’s te ontmoeten die jou verder kunnen helpen.

9 Een forum voor iedereen

In een overleg krijgen de ‘extraverten’ vaak de meeste aandacht en daarmee de grootste kans dat hun ideeën gerealiseerd worden. In een koffiecorner kun je ook rustig met zijn tweeën van gedachten wisselen. Denk na over hoe je ‘introverten’ ruimte geeft. Je kunt bijvoorbeeld een virtueel ideeënbord gebruiken om medewerkers te prikkelen. Of zet je online koffiemoment kleinschalig op, zodat iedereen aan het woord kan komen.

10 Blijf prikkelen

Poeh. Je hebt heel wat voorwerk gedaan. Een behoorlijke investering in tijd, denkkracht en misschien financiële middelen. “Dit kan niet anders dan een succes worden.”, is je gedachte. Maar wat als dat dan niet meteen gebeurt?

Bedenk je dat het voor iedereen pas start als jij je werk hebt gedaan. Dus denk na hoe je je nieuwe koffiezetapparaat gaat introduceren. Je zult gedurende een langere periode met een aantal slimme triggers moeten komen, wil je iedereen tot actie aanzetten. Prikkelen doe je met emotie, door hulp te vragen of bieden, met humor, te verwijzen naar een sociale status, iets nieuws, of door een mentale of fysieke beloning in het vooruitzicht te stellen.

Ook interessant voor jou?

Vrijblijvend advies? Doen!

Heb je een vraag? Stel ‘m gerust. We staan graag voor je klaar. Zonder verplichtingen. Afgesproken!

Ster Hutten | UP learning